Услуги ОФД для кассовых аппаратов

Услуги ОФД стали обязательной необходимостью после введения поправок в действующее законодательство, которое регламентирует применение кассового оборудования при работе с клиентами. В рамках этих изменений возникла необходимость передачи сведений о кассовых операциях в налоговую. Современные онлайн-кассы при создании фискального чека формируют его электронную копию, но отправлять его напрямую в налоговую не могут. Для этого требуются услуги компании-посредника, которым является оператор фискальных данных. Для того чтобы упростить работу предпринимателей с различными государственными системами, эти фирмы предоставляют еще много важных дополнительных услуг.

Основные функции ОФД и онлайн-кассы

Основным предназначением современных онлайн-касс, как и кассовых аппаратов старого образца, является регистрация факта продажи какого-либо товара или услуги. С помощью этого устройства представители бизнеса имеют возможность создавать фискальные чеки и выдавать их покупателям и заказчикам, в том числе и в цифровой форме. Электронные чеки отправляются на указанный клиентом адрес электронной почты или на номер мобильного телефона в виде СМС.

Усовершенствованные кассовые аппараты способны не только осуществлять работу с чеками, но и хранить данные обо всех совершенных операциях за определенный период времени, но и производить их в своевременную отправку в налоговую службу. Благодаря этому существенно упрощается ведение финансовой отчетности в компании, а также обеспечивается надежный контроль за действиями продавца со стороны ФНС.

Процедура отправки данных в электронной форме разработана таким образом, что нельзя обойтись без посредника, которым является ОФД. После заключения договора с предпринимателем оператор берет на себя ответственность за своевременную отправку информации о кассовых операциях, а также за их хранение в течение 5 лет. При этом он должен обеспечивать строгую конфиденциальность и предотвращать утечку информации к третьим лицам.

Особенности подключения

Предоставлять услуги предпринимателям, которые работают с онлайн-кассами могут не все компании, а только те, которые прошли процедуру регистрации по установленным правилам и были занесены в реестр ФНС. Перечень всех операторов ОФД размещен на официальном сайте налоговой. Чтобы не попасть в неприятную ситуацию и не заключить договор с компанией, не имеющей право работать на рынке, необходимо перед подписанием бумаг проверить, есть ли она в этом списке.

Онлайн-кассы, которые подключаются к ОФД должны функционировать без ошибок, а также осуществлять расчеты и оправлять данные в соответствии с правилами, утвержденными в федеральном законе 54-ФЗ. Выполнение любых действий с помощью онлайн-кассы возможно только после того, как она будет поставлена на учет в налоговой. Однако эта процедура возможна только в случае предоставления договора на обслуживание.

Большинство представителей бизнеса заключают договор на получение услуг со следующими компаниями ОФД:

• Эвотор;
• Контур;
• МТС;
• СБИС;
• Первый ОФД;
• Магнит (АО «Тандер»);
• Яндекс.

Работа оператора фискальных данных заключается в обработке и передаче информации, которая содержится в фискальном чеке, в базу налоговой службы для проверки. Эта процедура на первый взгляд кажется сложной, но в действительности осуществляется всего за несколько секунд.

Заключение договора

Получение услуг в рамках действующего законодательства возможно только после того, как с компанией будет заключен договор на обслуживание с ОФД. Если документ не будет подписан или оформлен неправильно, то бизнесмену это может грозить штрафом со стороны государственных органов.

В большинстве случаев для получения доступа к услугам заключается договор сроком на один год. Однако при необходимости его действие может быть и более длительным.

Договор заключается с условием, что предприниматель получит доступ к целому пакету услуг, включающих:

• Открытие в системе «Личного кабинета» для работы пользователя.
• Обеспечение доступа к актуальным данным в цифровой форме.
• Получение информации, а также ее хранение, обработка и последующая передача в ФНС.
• Анализ полученных данных о произведенных продажа с помощью онлайн-кассы;
• Отслеживание контрольных данных;
• Предоставление доступа для работы с другими информационными системами.

Для того чтобы начать сотрудничество с ОФД, необходимо выбрать оператора, определиться с тарифом, предусматривающим получение определенного перечня услуг, а затем согласовать все рабочие вопросы. После этого можно переходить к подписанию документов.

Какие операции совершает ОФД с фискальными данными

В перечень услуг входит необходимость заниматься сбором и хранением фискальных данных, которые в первоначальном виде предаются в налоговую службу. Внесение каких-либо изменений в документы является незаконном.

Когда речь идет о фискальных данных, то к ним относят следующую информацию:

• Сведения о продаже или возврате товара;
• Информацию о закрытии и открытии рабочей смены;
• Различные формы отчетов, которые создаются продавцом при работе с онлайн-кассой.

К услугам ОФД относится необходимость фиксирования артикула товаров, их цены, времени совершения покупки, а также сведений о кассире и предоставленных покупателем скидок. Все перечисленные сведения передаются из памяти кассы в автоматическом режиме. Однако для того, чтобы процесс завершился успешно, кассовый аппарат должен быть подключен к интернету.

Предпринимателям не нужно переживать о безопасности переданных сведений. Когда ОФД берет на себя обязанность оказывать услуги заказчикам, то компания гарантирует, что информация будет хранится и передаваться в строго зашифрованном виде, при этом доступ к ней третьих лиц полностью исключен.

В рамках заключенного договора оказания услуг, оператор должен осуществлять все необходимые действия, чтобы полностью исключить возможность использования данных в мошеннических действиях.

Ответственность по договору услуг

По закону 54-ФЗ необходимость использовать онлайн-касс возникла практически у всех компаний, которые осуществляют работу в сфере услуг, занимаются розничными продажами или торгуют на интернет-площадках.

Каждый представитель бизнеса, который хочет пользоваться услугами ОФД, должен соответствовать следующим требованиям:

• Работать с кассой нового образца (купить онлайн-кассу или усовершенствовать имеющуюся);
• Подключить кассовый аппарат к интернету.
• Зарегистрировать ККТ в налоговой;
• Отправлять при необходимости покупателям электронные копии фискальных чеков.

В свою очередь в рамках договора оказания услуг ОФД берет на себя ответственность:

• Модернизировать устаревшую технику с учетом требований закона;
• Оказывать помощь с регистрацией ККМ в налоговой службе;
• Настраивать онлайн-кассу для передачи данных;
• Осуществлять ремонт и обслуживание аппарата;
• Консультировать предпринимателей по вопросам, связанных с услугами ОФД.

Договор на получение услуг можно заключить уже после того, как предприниматель купит и установит в онлайн-кассу фискальный накопитель. Этими действиями согласно 54-ФЗ он может заниматься самостоятельно.

Как выбрать ОФД

Для того чтобы получить доступ ко всем услугам ОФД, которые необходимы для работы с онлайн-кассой, предприниматель должен заранее уточнить, что оператор имеет возможность их предоставить в рамках заключенного договора.

После этого необходимо проверить, внесен ли оператор в специальный реестр, размещенный на сайте налоговой. Даже если вы ранее проверяли легальность его работы, это нужно сделать заново перед заключением договора на оказание услуг.

В реестр постоянно вносятся изменения, какие-то компании добавляются в него, а какие-то исключаются. ОФД, которые не могут оказывать услуги в полной мере или не соответствуют требованиям законодательства, исключаются из реестра. В случае заключение договора на оказание услуг с компанией, которой нет в списке, возникает вероятность, что фискальные данные могут попасть в руки мошенников.

Когда нужно выбрать ОФД, следует обратить особое внимание на услуги, которые может оказать компания в рамках действующих тарифов. Самые популярные операторы не только производят подключение онлайн-касс, но и:

• подбирают все необходимое оборудование;
• помогают с оформлением электронной подписи;
• налаживают работу системы электронного документооборота.

Если вы хотите получать широкий спектр услуг, то необходимо сразу уточнить их стоимость, прежде чем соглашаться на сотрудничество с ОФД. В некоторых случаях могут потребоваться определенные доплаты за дополнительный функционал. В перечень услуг некоторых ОФД входит предоставление фискального накопителя, но это не является обязательным условием.

Для того чтобы услугами было максимально удобно пользоваться, необходимо отдавать предпочтение той компании, которая предоставляет пользователю доступ к личному кабинету. С его помощью будет намного удобнее контактировать со специалистами из техподдержки. Также следует обратить внимание на график работы технической поддержки. Некоторые ОФД предоставляют информационные
услуги в режиме 24/7.

Самые лучшие ОФД предоставляют своим клиентам современные высокотехнологичные инструменты для аналитики продаж. Они позволяют не только оперативно контролировать ключевые показатели бизнеса, но и делать прогнозы на будущее и создавать сводные таблицы и отчеты в нужной форме. Также наличие мобильного приложение будет большим преимуществом при подписании договора оказания услуг.

К основным критериям выбора ОФД можно отнести следующие факторы:

• Сервис должен полноценно функционировать в связке с любой онлайн-кассой и фискальным накопителем.
• Онлайн-касса должна легко подключаться к ОФД, не предусматривая ручного ввода важной информации, который может привести к задвоению данных.
• При работе с ККТ также важен доступ к оплате за услуги разными способами, например, через платежные карты, электронные деньги или банковский счет.
• Процесс взаимодействия должен запускаться сразу после внесения оплаты, поскольку необходимость ждать зачисления несколько дней может привести к убыткам.
• Все действия по подключению онлайн-касс к ОФД должны осуществляться через один сайт, иначе придется контактировать с разными инстанциями и подстраиваться под их график работы.
• Предоставление услуг на определенный период, оговоренный с владельцем онлайн-кассы;
• Наличие дополнительных сервисов с широким спектром возможностей, которые существенно упрощают процесс оптимизации бизнеса и способствуют увеличению прибыли.

Важным моментом при сотрудничестве также является защита репутации. Лучше если предоставление услуг предпринимателям будет основной деятельностью ОФД. Если компания будет действовать через посредников, то данные в ФНС могут быть переданы несвоевременно, а это грозит большим штрафом владельцу онлайн-кассы.

Как подключиться к ОФД

Если договор с ОФД заключен и выбран необходимый пакет услуг, то предприниматель может переходить к подключению онлайн-кассы. Это делается одним из двух способов:

1. Заказ услуги у профессионалов, которые имеют большой опыт работы в сфере автоматизации кассового оборудования, используемого в розничной торговле. Они берут на себя все формальности и осуществляют подключение под ключ за короткий срок. В перечень их услуг также входит помощь с оптимизацией рабочего процесса.
2. Самостоятельное подключение онлайн-кассы к ОФД. Для этого потребуется зарегистрировать кассу в налоговой, настроить все оборудование, которое будет использоваться в процессе передачи данных, напечатать отчет о подключении и отправить его в ФНС.

Первый вариант считается наиболее оптимальным, поскольку позволяет оперативно получить доступ к услугам, исключая какие-либо моменты, которые могут негативно повлиять на запуск работы онлайн-кассы.

Плюсы и минусы услуг ОФД

Услуги ОФД – это не только своевременная отправка данных в налоговую службу, но и доступ к очень полезным инструментам, а также информационным системам, использование которых обязательно при продаже определенных видов продукции.

К важным плюсам услуг, которые предоставляет ОФД в рамках заключенного договора, можно отнести следующие:

1. Передача фискальных чеков в электронной форме в режиме реального времени сокращает время предоставления необходимых данных в ФНС.
2. Благодаря тому, что в документах об оплате имеется детализация, существенной улучшается контроль оборота финансовых средств и реализуемой продукции.
3. Все владельцы онлайн-касс, которые заключили договор на оказание услуг, могут получить доступ к информации об объемах розничных продаж, покупательской способности, а также о реальной аудитории потенциальных покупателей. Благодаря этим данным можно намного лучше понимать потребности клиентов и формировать программы лояльности, которые помогут привлечь максимальное число покупателей.
4. Когда ОФД передает в налоговую инспекцию актуальные статистические данные, работа компаний становится максимально прозрачной, поэтому количество проверок со стороны ФНС существенно сокращается.

К минусам получения услуг ОФД относятся следующие факторы:

1. Возможность появление неполадок в работе сервиса. Бывают случаи, когда кассиру нужно закрыть смену, а на экране аппарата высвечивается сообщение о том, что отсутствует подключение к ОФД. Решить такую проблему нужно в течение 30 дней, чтобы данные за текущий месяц были своевременно переданы через ОФД в налоговую.
2. Необходимость оплачивать дополнительные услуги сервиса. Обычно цена на тарифы, предусматривающие большие возможности для пользователя, намного выше стандартного варианта.

Как проверять и отслеживать данные, переданные в ФНС

Если ОФД внесено в реестр операторов в налоговой и предоставляет услуги в рамках заключенного договора, то это означает, что его деятельность полностью соответствует действующему законодательству, в том числе и в части передаваемой корректной информации, которая поступает в ФНС. На стороне оператора осуществляется своевременный форматно-логический контроль, который исключает вероятность приема некорректных сведений от подключенной ККТ.

Чтобы убедиться в правильности данных, которые были переданы ОФД в налоговую инспекцию, можно посмотреть статистику в Личном кабинете пользователя.

Следует отметить, что в данных, которые были отправлены в ОФД и сведениях в учетных системах могут возникать незначительные расхождения, которые связаны с округлением сумм, а также с особенностями учетной политики. Для устранения несоответствий можно организовать базовую проверку вручную или осуществить интеграцию ERP-системы с системами ОФД, а затем сверить данные автоматически. Это будет намного быстрее и эффективнее. Большинство операторов предоставляют своим клиентам возможность как автоматической, так и ручной проверки.

Личный кабинет ОФД

Для владельцев онлайн-касс, которые заключили договор на оказание услуг ОФД предоставляет доступ к Личному кабинету. В нем для пользователей открывается широкий перечень возможностей.

К операциям, которые доступны в личном кабинете ОФД относятся:

• Осуществление подключений дополнительных касс;
• Выбор подходящего тарифа и набора необходимых услуг;
• Формирование оптимальной структуры управления кассовыми аппаратами (по региону, округу, городу, юридическому лицу, торговой точке и т.д.);
• Получение доступа ко всем оформленным фискальным документам;
• Осуществление электронного документооборота (подписание договора-оферты, формирование счетов на оплату, получение закрывающих документов);
• Контролирование результатов ведения бизнеса при помощи аналитических отчетов.

Это далеко не полный перечень возможностей, которые получает клиент при сотрудничестве с ОФД.

Облачная касса

Один из видов услуг ОФД – это предоставление доступа к работе с цифровым кассовым оборудованием, которое также называется облачной онлайн-кассой. Такой вид ККМ может потребоваться мобильному бизнесу или интернет-магазину, избавит от необходимости приобретать стационарное оборудование и сэкономить средства на покупке.

Облачная касса, подключаемая через ОФД – это удобный сервис для фискализации продаж в соответствии с действующим законодательством. Следует отметить, что для работы с цифровой кассой также нужен фискальный накопитель, договор на получение услуг ОФД и регистрация в налоговой.

Основное отличие облачной онлайн касс от обычной в том, что она не находится на складе или в офисе, а работает удаленно. Все данные о совершенных операциях хранятся в облаке, подключиться к которому можно также через сервис ОФД.

Платформа ЭДО

В расширенных тарифах есть услуга предоставления доступа к системе электронного документооборота. Это полный аналог бумажного, но только с электронными подписями.

Особенности работы с этой системой через ОФД заключаются в следующем:

• Доступ ко всем входящим документов осуществляется бесплатно.
• Цена исходящей документации зависит от выбранного тарифа.
• Срок действия лицензии после ее активации составляет один год.

Интеграция учетных систем с платформой ЭДО осуществляется с помощью специального инструмента API Платформа ЭДО. Он подходит для реализации необходимой функциональности и интегрирования электронного документооборота в привычном интерфейсе системы.

Эта услуга относится к самым востребованным, поскольку у многих компаний возникает необходимость работать с электронными документами.

Кто может работать без ОФД

Осуществлять деятельность, связанную с продажей товаров покупателям или с оказанием платных услуг, предусматривающих использование онлайн-кассы, обязаны практически все предприниматели.

Список тех, кому не нужно пользоваться услугами ОФД, можно увидеть в указе п.2 № 54-ФЗ. В этот перечень входят организации, которые работают в отдаленных районах, где отсутствует стабильное интернет-соединение либо его нет вообще. Также к этой категории предпринимателей относятся те, кто работает в населенных пунктах с численностью населения менее 10 тыс. человек. Они имеют право не заключать договор с ОФД, а онлайн-кассу использовать в автономном режиме.

Советы по выбору лучшего оператора фискальных данных, предоставляющего услуги владельцам онлайн-касс, смотрите в следующем видео:

Услуги ОФД для кассовых аппаратов — это быстрая и удобная услуга для клиентов, которую предлагает наша компания. Цена является выгодной для клиентов и несколько ниже, чем могут предложить основные конкуренты. Обязательным условием является предоставление гарантии на все выполненные работы, поскольку мы дорожим своей репутацией профессионалов. При необходимости, можно получить консультацию по любому интересующему вопросу. Когда требуется Услуги ОФД для кассовых аппаратов, наш специалист готов взяться за работу немедленно. Имеется большой опыт в данной услуге.