Федеральный закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» предписывает всем участникам рынка, осуществляющим расчеты с клиентами за предоставляемые услуги и реализуемые товары, применять онлайн-кассы. Однако купить кассовый аппарат для обеспечения полноценной работы недостаточно.

Сердцем каждой онлайн-кассы является фискальный накопитель. Именно это устройство отвечает за фискализацию чеков и отправку данных в контролирующие органы. При этом предпринимателю необходимо проводить регулярную замену фискального накопителя в своей ККМ.

Фискальный накопитель и его функции

С вступлением в силу поправок к 54-ФЗ, принятых в 2016 году, на смену устаревшим аппаратам с ЭКЛЗ пришли принципиально новые устройства – онлайн-кассы, оснащенные фискальным накопителем и обеспечивающие возможность передачи информации о расчетах в момент совершения оплаты.

Фискальный накопитель – это устройство, которое не только обеспечивает присвоение фискального знака всем кассовым документам и высокую степень защиты данных от корректировки и удаления, но также зашифровывает и хранит сведения о расчетах на встроенном в него микрочипе.

ФН подразделяются на 3 вида, в зависимости от максимально допустимого срока службы

• На 13,
• На 15,
• На 36 месяцев.

При этом в настоящее время применяются в основном ФН на 15 и 36 месяцев.

Вне зависимости от срока годности все ФН имеют встроенный микрочип, рассчитанный на запоминание до 250 000 фискальных документов. Данного количества достаточно, чтобы пробивать до 700 чеков в сутки. При этом длинные документы занимают большее количество места на внутренней памяти устройства.

Важнейшей функцией фискального накопителя является передача информации обо всех произведенных на онлайн-кассе расчетных операциях в ОФД. При этом, после получения данных контролирующий орган отправляет на фискальный накопитель подтверждение, после получения которой на устройстве производится запись о выполненной операции.

Все процессы происходят автоматически и не требуют вмешательства со стороны оператора онлайн-ККМ. Для обеспечения бесперебойной работы требуется только стабильное подключение к сети Интернет при помощи проводного или беспроводного соединения.

Покупка онлайн-кассы и ФН дает бизнесу возможность вести предпринимательскую деятельность в полном соответствии с требованиями Федерального закона 54-ФЗ.

Стоит обратить внимание, что ФН наряду с ККТ должен быть в обязательном порядке поставлен на учет в налоговой службе России.

Причины и сроки замены фискального накопителя

ФН обеспечивает функционирование онлайн-кассы в соответствии с требованиями законодательства. Однако устройство обладает ограниченным сроком службы и объемом памяти. Следовательно, периодически владельцу кассового аппарата необходимо проводить замену фискального накопителя. При этом причины замены ФН могут быть самыми разными.

Как выбрать новый фискальный накопитель

При выборе ФН необходимо помнить, что все разрешенные к использованию на территории Российской Федерации устройства, внесены в специальный реестр ФНС. Ознакомиться с ним можно на официальном портале ведомства.

1. Выбранная система налогообложения.
Согласно действующему законодательству, срок действия ФН зависит от специфики деятельности предприятия. Так в законе прописаны следующие требования:
• ООО и ИП, осуществляющие деятельность в сфере оказания услуг населению, обязаны использовать ФН на 36 месяцев, если в качестве системы налогообложения они выбрали ПСН (патент), ЕСХН (для производителей сельскохозяйственных товаров), УСН (ст. 4.1 п. 6 54-ФЗ).
• ФН на 15 месяцев может применяться если:
1. Торговля носит сезонный характер.
2. Производится продажа подакцизных товаров.
3. Торговля осуществляется в труднодоступных районах (без передачи данных в ОФД).
4. ИП или ООО является платежным агентом.
5. Используется ОСНО (общая система налогообложения).
• При работе с подакцизными товарами замена фискального накопителя с любым сроком службы должна производиться не реже, чем раз в 410 дней.
• При осуществлении сезонной торговли на спецрежиме допустимо использование ФН любого срока эксплуатации.
• При работе в труднодоступных районах и местах, отдаленных от сетей связи, замена фискального накопителя должна произойти спустя 560 дней после начала использования.
2. Интенсивность продаж.

ФН могут иметь различный срок службы, но при этом объем внутренний памяти у них одинаков. При этом стоимость устройства на 36 месяцев значительно выше, чем у ФН на 15 месяцев. Таким образом при интенсивных продажах не целесообразно приобретать ФН с длительным сроком эксплуатации, так как объем его внутренней памяти закончится гораздо раньше заявленного срока службы.

Также стоит обратить внимание и на объем чеков. Документы с большим количеством номенклатурных позиций занимают больше места в памяти ФН.

3. Формат фискальных документов.

При продаже алкогольной или маркированной продукции потребуется ФН, поддерживающий формат фискальных данных ФФД 1.2.

Как заменить фискальный накопитель

Произвести замену фискального накопителя можно 2 способами:

1. Самостоятельно,
2. Заказать замену фискального регистратора в специализированной организации.

1. Несмотря на то, что закон не запрещает производить замену ФН самостоятельно, в некоторых случаях просто необходимо заказать замену фискального накопителя у профессионалов. Речь идет о случаях, когда для проведения процедуры требуется вскрытие корпуса онлайн-кассы.
2. При неправильном проведении процедуры может потребоваться покупка нового ФН. Чтобы избежать непредвиденных расходов лучшим решением будет заказать замену фискального накопителя у профессионалов. Компания «Рустехпром» уже более 10 лет занимается продажей и обслуживанием кассового оборудования и гарантирует наивысшее качество оказываемых услуг, которое подтверждается многочисленными отзывами наших клиентов.

Замена фискального накопителя может иметь различные нюансы в зависимости от установленной на предприятии модели онлайн-кассы. Однако основные этапы процедуры остаются неизменны.

Закрытие архива ФН

1. Завершите рабочую смену на онлайн-кассе и дождитесь, когда все данные будут переданы в ОФД.
2. Проверьте наличие непереданной в контролирующие органы информации, выбрав пункт меню «Количество непереданных ФД».
3. Откройте приложение для регистрации кассового аппарата и нажмите «Закрыть архив».
4. Удостоверьтесь, что на ККМ отображается правильное время. Для установки правильного значения выберите пункт «Синхронизировать с компьютером».
5. Завершите процедуру закрытия архива нажав кнопку «Выполнить».

После выполнения всех пунктов алгоритма онлайн-касса в автоматическом режиме сформирует и распечатает отчет.

Обратите внимание! Процесс закрытия архива не будет осуществлен, если на ККМ остались данные, не переданные в контролирующие органы, либо если от ОФД не поступает уведомления о получении отчета.

Замена фискального накопителя

1. Отключите ККМ от источника питания.
2. Откройте крышку отсека с ФН.
3. Извлеките старое устройство.
4. Аккуратно присоедините новый блок ФН к шлейфу.
5. Закрепите крышку отсека.
6. Включите онлайн-кассу.

Помните, что согласно требованиям законодательства после окончания срока службы ФН необходимо хранить на протяжении 5 лет и по требованию предоставлять налоговому инспектору.

Активация нового ФН

1. Запустите утилиту для регистрации ККМ.
2. Выберите пункт «Перерегистрация».
3. Синхронизируйте данные времени с ПК (при этом кассовый аппарат напечатает документ о внесении даты).
4. В качестве причины перерегистрации выберете «Замена ФН».
5. Проверьте правильность указанных данных.
6. Завершите процедуру нажав кнопку «Далее».

Онлайн-касса распечатает отчет о фискализации устройства, а на экране ККМ появится сообщение об успешном завершении операции.

Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС

• Самостоятельно при очном посещении отделения ФНС,
• Онлайн через Личный кабинет пользователя,
• При помощи профессиональной организации по обслуживанию кассовой техники. Такой, как компания «Рустехпром».

При оформлении перерегистрации через Личный кабинет потребуется наличие квалифицированной электронной подписи.

После проведения всех необходимых проверок в личный кабинет пользователя придет уведомление., а напротив РН ККМ появится статус «Касса перерегистрирована». Как правило, на проверку уходит около 5 дней.

Изменение сведений в ОФД

Как правило, после проведения процедуры перерегистрации в ФНС, сведения поступают оператору ФД автоматически. Однако, если по каким-то причинам этого не произошло необходимо внести изменения в ручном режиме.

Помните, что после получения новой электронной карточки от налоговых органов, необходимо завершить процесс перерегистрации на онлайн-кассе выбрав строку «Карточка регистрации получена», «Завершить перерегистрацию».

Срок хранения фискального накопителя после замены

Согласно п 2 ст. 5 Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» индивидуальные предприниматели и юридические лица, применяющие онлайн-кассы для оформления расчетов с клиентами, обязаны хранить фискальный накопитель в течение 5 лет с момента окончания срока службы или полного заполнения памяти устройства.

При необходимости устройство следует предоставить в налоговые органы по требованию инспектора.

Сроки замены фискального накопителя

Срок замены фискального накопителя четко обозначен в 54-ФЗ. После завершения времени полезного использования предприниматель обязан в течение одного месяца заменить ФН. При этом в течение 30 дней работа онлайн-кассы может осуществляться в автономном режиме: чеки не будут иметь фискального реквизита, а информация о платежах не будет передаваться в ФНС.

• Для ИП штраф составит от 1,5 до 3 тысяч рублей
• Для ООО – от 5 до 10 тысяч рублей.

Бухгалтерский учет фискального накопителя

При замене устройства фискализации бухгалтерский учет производится с участием счета 10. При этом денежные затраты на процедуру отражаются либо на счете 08, либо на счетах накопления затрат.

Стоит отметить, что учитывать расходы на приобретение и установку ФН не следует учитывать на субсчете 10-5 «Запасные части». Данная статья предназначена для отображения трат на обслуживания и ремонт машин, транспортных средств и производственного оборудования.

Видео

Замена фискального накопителя

Замена ФН в онлайн кассах: просто о сложном

Чтобы понять в каких случаях требуется замена фискального накопителя в онлайн кассах, необходимо разобраться, что такое ФН. Фискальный накопитель – один из центральных элементов в онлайн кассовом аппарате, выполняющий функции хранения и шифрования всей фискальной информации, формирования фискального признака, передачу зашифрованных данных в ОФД, расшифровку и аутентификацию полученной документации.

Программа оснащения касс фискальными накопителями вместо ЭКЛЗ идет давно. В этом году перейти на онлайн кассы должны даже плательщики патента и ЕНВД.

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия. В зависимости от его ресурса кассовый аппарат начнет напоминать о необходимости плановой замены заранее, поэтому у владельца будет минимум месяц для решения проблемы. Однако не всегда случаи связаны с выработкой ресурса ФН.

Когда нужна замена:

• Перерегистрация кассового аппарата при смене владельца априори требует замены ФН. При этом прежний владелец, перед закрытием фискального накопителя обязан снять всю накопленную информацию и передать ее в налоговую. Только после этого приобретатель бывшего в употреблении кассового аппарата сможет официально зарегистрировать ККТ на себя. Для чего ему будет выдана новая карта регистрации.
• Даже если в техническом паспорте устройства заявлен срок использования тринадцать, пятнадцать или тридцать шесть месяцев, аппарат может прослужить меньше. Память ФН имеет собственный объем и если владельцу посчастливилось успешно вести бизнес и пробивать большое количество чеков, то он может заполниться раньше указанного срока. Фискальный накопитель с перегруженной памятью перестают формировать чеки, поэтому чтобы торговая деятельность велась по-прежнему в рамках закона, придется приобрести и зарегистрировать новый ФН.
• Фатальный сбой в системе тоже может стать причиной необходимости замены фискального накопителя. Это может быть - прекращение формирования и печати фискального чека, не отправка информации в ОФД, отказ в операции возврата и т.д. Такие случаи встречаются редко, ведь большинство ошибок техническая служба поддержки способна исправить, но если некорректная работа онлайн кассы исправлению не подлежит, придется покупать и устанавливать новый ФН.
• Еще одной причиной для замены является ситуация, когда заводской номер в техническом паспорте не совпадает с номером в электронной памяти устройства.
• Можно обойтись только перерегистрацией кассы при смене рабочего режима с автономного на обычный, и с шифрованного на нешифрованный и наоборот.

Как заменить ФН

Если владелец уверен в достаточном уровне своих технических навыков, он может заменить фискальный накопитель самостоятельно. Для этого нужно:

• Через онлайн-меню закрыть архив ФН.
• Дождаться подтверждения о получении информации от ОФД.
• Отключить кассу от сети, выкрутить болт с обратной стороны аппарата и снять крышку.
• Аккуратно вытянув из разъемов старый накопитель, установить на его место новый.
• Включить устройство и внести изменившиеся реквизиты в онлайн-меню.
• Перерегистрировать онлайн кассу в личном кабинете налоговой.
• Как только придет сообщение о перерегистрации ККТ, процедура замены завершена.

Стоит понимать, что при самостоятельной замене ФН, есть риск повредить устройство и вернуть за него деньги не удастся. Если владелец хочет избежать этого, лучше обратиться в ЦТО.

Кто платит?

Если замена фискального накопителя попадает под гарантийный случай, например в связи с неустранимой ошибкой в работе кассового аппарата, то процедура проводится бесплатно. Если инициатором замены выступает владелец, то оплачивать работу техников придется ему.

Не стоит забывать о таком важном факте, как хранение использованного ФН. Согласно пункту 2 статьи 5 54-ФЗ владелец обязан хранить его в течение 5 лет.